La matriz de Eisenhower… para procrastinadores

Si no quieres llegar al final del día con la sensación de no haber concluido nada, es esencial aprender a priorizar.

Todos lo sabemos, pero pocas veces lo hacemos de la manera correcta.

Para facilitar el trabajo de planificación y priorización, mi planificador incluye una herramienta práctica para planificar mejor las actividades: se trata de la matriz de Eisenhower, que se hizo famosa a raíz del libro de Stephen Covey: «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva«.

Se trata de una invención del general Eisenhower, o por lo menos inspirada en su frase:

«Tengo dos clases de problemas: lo urgente y lo importante. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente».

Se trata de una herramienta bastante útil para priorizar y organizarse. Es por esta razón que la he incorporado a mi propio planificador: el Planificador Lucha Creativa.

Es importante aprender a distinguir entre lo importante y lo urgente y en base a eso organizar las acciones diarias que te conducirán hacia tu objetivo en orden de prioridad.

La urgencia se mide según el tiempo que falta para que la acción suceda: algo es urgente cuando la fecha de entrega es muy cercana en el tiempo.

La importancia, sin embargo, se mide según el resultado que se obtiene con la acción.

La decisión final se toma por comparación, comparando entre sí todas las actividades que tienes que hacer para así establecer el orden de prioridades.

Resumen de la matriz de Eisenhower

La famosa matriz es simplemente un cuadrante dividido en 4 partes. Tenemos que repartir en cada una las tareas a realizar, según su importancia y urgencia:

 

Urgente e importante (cuadrante 1, de la crisis y el estrés).

Si donde pasas más tiempo es en actividades importantes y urgentes, tienes un problema de organización. Este cuadrante sirve solo para imprevistos.

No debería haber ninguna actividad planeada que entre en este cuadrante. De lo contrario, tendrás una situación de crisis, y un problema grave de organización y gestión.

Si estás en este apartado de forma habitual, te quemarás, y la sostenibilidad de tu actividad correrá serio peligro.

Importante y no urgente (cuadrante 2, de la planificación).

Lo ideal es pasar la mayor parte de tu tiempo de trabajo en el cuadrante de la planificación: trabajando en las actividades importantes, pero no urgentes.

El objetivo de este cuadrantes es conseguir que las tareas importantes y urgentes ya estén hechas.

Urgente y no importante (cuadrante 3, de la delegación).

Si algo no es importante pero sí es urgente, lo mejor sería delegar esa actividad y que la hiciera otra persona, o automatizarla.

Se trata de actividades reactivas, que pueden llenarte el día y hacerte sentir muy ocupado, sin embargo no te hacen avanzar.

Si no tienes cuidado, este cuadrante te puede chupar la vida. Si algo no es importante pero sí es urgente, lo mejor sería delegar esa actividad y que la hiciera otra persona, o automatizarla.

Automatizar no significa necesariamente disponer de una herramienta que, una vez configurada, haga el trabajo de forma automática y predeterminada (como por ejemplo IFTTT).

Automatizar puede significar sencillamente desarrollar un sistema detallado y estandarizado para hacer determinadas tareas, que te permita optimizar los tiempos al máximo.

Ni urgente ni importante (cuadrante 4, de la eliminación).

Si algo no es ni importante ni urgente, lo mejor sería directamente no hacerlo, para evitar caer en el error de estar ocupado, sin avanzar para nada.

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Caveat

Hay que tener cuidado por que en ocasiones el cuadrante «urgente pero no importante» se disfraza de cuadrante «urgente e importante»: puedes creer que el trabajo urgente con el que estás gastando tu tiempo es importante, sin embargo no es así.

Y el cuadrante «urgente e importante» a veces no existe: «lo urgente pocas veces es importante, y lo importante pocas veces es urgente».

En el cuadrante 1 (importante y urgente) se puede trabajar de forma eficiente y productiva, pero a menudo se trata más bien de tareas de mantenimiento. El cuadrante 2 – «importante y no urgente» es el más importante de todos, donde se produce la mayor parte del crecimiento profesional y de las ideas innovadoras.

Es el cuadrante donde tendríamos que pasar la mayoría de nuestro tiempo si queremos avanzar.

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Podrás planificar correctamente y sacar provecho de la matriz de Eisenhower sólo si tienes claro qué quieres conseguir.

Tener claro tu objetivo es el punto de partida fundamental, para saber adónde quieres ir.

Luego, para alcanzar tu meta tendrás que pasar a la acción: las acciones son lo que te conduce hasta tu objetivo. Limitarte a reflexionar y tener IDEAS no te servirá de nada. Las ideas están muy sobrevaloradas.

Una acción es una actividad definida e indivisible que puedes realizar de una sentada, empezar y terminar sin solución de continuidad.

Si dividir tu proyecto en acciones y tareas te resulta complejo, una buena solución puede ser hacerlo al revés: empezar por el objetivo final e ir hacia atrás desglosando los diferentes pasos a seguir. Recuerda, el propósito es subdividir tu objetivo final en tareas cada vez más concretas, hasta llegar a configurar acciones que podrás poner en marcha y terminar en un mismo día.

«El tiempo es como un banco que cada día nos da 86.400 segundos y cada noche los retira de nuestra cuenta. Lo que no usamos durante el día, lo perdemos»
– Gustavo Piera

Planificación y procrastinación

Todo lo que acabo suena bonito, pero ¿qué pasa si eres un procrastinador empedernido (como yo)?

Contrariamente a lo que se puede pensar, a los procrastinadores nos gusta planificar. Nos gusta mucho, ya que todo el tiempo que pasamos planificando, lo pasamos postergando la acción ?

Los planes de un planificador suelen ser suficientemente vagos para asegurarnos que no los vamos a cumplir:

• no tienen fecha de entrega
• son demasiado genéricos
• son más deseos que planes

Un procrastinador no ve la diferencia entre deseo y objetivo

Para Eisenhower y los adeptos de su matriz, deberías pasar casi todo tu tiempo en los cuadrantes 1 y 2:

Sin embargo, esos mismos cuadrantes en la vida de un procrastinador se parecen más al siguiente esquema:

Un no-procrastinador dedica al cuadrante de la eliminación el tiempo que le queda tras terminar su trabajo productivo, y sólo mira vídeos en internet, consulta sus redes sociales y el correo como recompensa del curro que se ha metido.

Un procrastinador pasa casi todo su tiempo en el último cuadrante, haciendo cosas que no son ni importantes ni urgentes, por que su Mono de la Gratificación Instantánea quiere pasar su tiempo haciendo cosas fáciles y entretenidas.

El cuadrante más importante para avanzar es el segundo (tareas importantes y no urgentes), sin embargo un procrastinador nunca pisa esa zona. Preferimos delegar estas tareas a «nuestro futuro yo», una mejor versión de nosotros mismos que aparecerá como por arte de magia.

Hay estudios que han demostrado que, cuando pensamos en nosotros mismos proyectados en el futuro, el cerebro percibe esa imagen como la de otra persona. Quizá por eso tenemos la tendencia a sobrecargar nuestro yo futuro con las tareas que no queremos hacer, o para las que no nos sentimos capacitados. Él sí es capaz y además tiene ganas, seguro ?

En un artículo del blog Wait But Why su autor, Tim Urban, explica muy bien y de forma entretenida la relación entre la matriz de Eisenhower y la procrastinación. Si quieres saber más, es una lectura recomendable.

Tim Urban habla de la procrastinación también en esta entretenida charla TED.

Como dice Tim en el post, si queremos mejorar la gestión de nuestro tiempo tenemos que aprender a ver el mundo a través de una planificación limpia, sin autoengaños.

Necesitamos tener claro cuál es para nosotros la definición de urgente e importante, lo cual se consigue tras contestar a la pregunta: «¿qué es lo más importante para mí?»

Lo importante es lo que contribuye a tu misión y está más alineado con tus valores y objetivos a largo plazo, lo que te beneficiaría más si ocurriera temprano más que tarde.

Como dijo el mismo Eisenhower en otra de sus frasecitas célebres:

En la preparación para la batalla siempre me he dado cuenta de que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable.

¿Conocías este sistema de planificación?
¿Lo utilizas ya o usas algún otro sistema?
Cuéntame tu experiencia y sugerencias en los comentarios, me interesa saber cómo lo haces tú – sobre todo si eres una persona procrastinadora ?

Si la matriz de Eisenhower te parece una herramienta interesante, que sepas que la he incorporado a mi propio planificador: el Planificador Lucha Creativa.