Cómo ejecutar realmente tu lista de tareas pendientes (por qué escribirla no es suficiente)

Qué bien sienta organizar tus tareas en una lista de tareas pendientes, ¿verdad?

Pero ¿qué pasa luego con ella?

Te parece fácil ejecutarla o te parece difícil ? No eres el único.

Conseguir que las cosas de tu lista de tareas pendientes se hagan es realmente difícil porque se trata de un conjunto de hábitos en los que la mayoría de la gente no piensa. Hoy nos ocuparemos de los problemas que te impiden hacer las cosas, y de los hábitos necesarios para superarlos.

Muchos sistemas de productividad, como Getting Things Done de David Allen o Do It Tomorrow de Mark Forster, se centran en escribir listas de cosas por hacer. Esta habilidad es fácil de aprender, pero ¿y si el problema no es hacer listas, sino ejecutar tu plan? ¿Qué pasa si apuntas muy bien tus tareas y luego no consigues arrancar a hacer ninguna de esas cosas?

Hacer listas de tareas no es ningún problema, sino el problema es ejecutar lo que está escrito en esas listas.

Vamos a abordar una a una las posibles razones detrás de esta problemática, presentando las respectivas soluciones.

«Siento resistencia cuando empiezo a trabajar en algo».

En primer lugar, es bueno analizar tu resistencia, que es algo que no hacemos a menudo. ¿Por qué no quieres empezar a trabajar en algo? Identificar el problema puede ayudarte a llegar a la solución.

Dicho esto, hay un par de sugerencias que podrían ayudarte:

Pequeños trozos.
Dite a ti mismo que sólo tienes que trabajar 5 minutos en ello. Esa pequeña cantidad de trabajo intimida menos.

Empieza.

Una vez que te pones en marcha, es mucho más fácil seguir. Así que dite a ti mismo que lo único que tienes que hacer es empezar. Me gusta comparar esto con mi filosofía del running: en lugar de preocuparme por tener que hacer toda la carrera, me digo que sólo tengo que atarme las zapatillas y salir por la puerta. Después de eso, es muy fácil. Haz lo mismo con cualquier tarea: sólo tienes que poner en marcha tu programa y realizar las primeras acciones (por ejemplo, empezar a teclear). Después será más fácil.

Recompénsate.
No te permitas consultar el correo electrónico (o cualquier otra recompensa que funcione para ti, algo que tengas que hacer todos los días) hasta que hayas dedicado al menos 10 minutos (o 15 o 20, da igual) a la tarea. Pon un temporizador. Una vez transcurridos los 10 minutos, pon otro temporizador para 5 minutos y revisa el correo electrónico. Luego repite.

Anímate.
Este es realmente un consejo que ayuda con cualquiera de estos puntos. Si te entusiasma hacer algo, no dudarás en hacerlo. Pero, ¿cómo puedes entusiasmarte con una tarea? Intenta encontrar algo emocionante al respecto. ¿Te aportará ingresos? ¿Qué puedes hacer con esos ingresos? ¿Te aportará nuevos clientes, nuevas oportunidades, nuevos reconocimientos? Si no encuentras nada emocionante en una tarea, plantéate si es realmente importante o no y, si no lo es, busca la forma de no hacerla. A veces, eliminar (o delegar o retrasar) la tarea es la mejor opción.

«Me aterrorizan ciertas tareas, o trabajar en ciertos proyectos».

Suele haber varias razones por las que esas tareas o proyectos te aterrorizan:

Son demasiado intimidantes en tamaño o alcance.

Para combatirlo, divídelo en trozos más pequeños; en realidad, sólo el primer trozo diminuto (como David Allen nos dice que hagamos en GTD). Es intimidante hacer una tarea como «Crear un informe sobre X» o «Hacer un plan anual para Z». Pero si sólo tienes que hacer la primera acción física, que podría ser «Llamar a Javier para pedirle números sobre X» o «Hacer una lista de 10 cosas que deberíamos lograr este año», es mucho más fácil de abordar y menos intimidante.

No sabes realmente cómo hacerlo.
Si no has hecho algo un millón de veces antes, te resulta desconocido. Y eso nos aterroriza a todos. ¿La solución? Primero, obtén más información: aprende todo lo que puedas sobre el tema. Eso puede requerir investigar en Internet, hablar con alguien que lo haya hecho antes, leer un libro o asistir a una clase. Sea lo que sea, haz que lo desconocido se convierta en conocido. En segundo lugar, practícalo todo lo que puedas. Una vez que hayas aprendido a hacer algo, tienes que practicarlo para que se te dé bien. No lo practiques todo: practica las habilidades individuales necesarias para realizar una tarea o proyecto, de una en una, hasta que seas bueno en esas habilidades. Una vez que las domines, dejará de ser aterrador.

Te centras en aspectos negativos.
Puede que te centres en lo difícil que es algo, o en todos los obstáculos. Intenta fijarte en los aspectos positivos. Concéntrate en la gran oportunidad que representa este proyecto… una oportunidad de aprender, de mejorar en algo, de ganar más dinero, de trabajar en una relación, de obtener algún reconocimiento a largo plazo, de mejorar tus oportunidades de ascenso. Si te fijas en las oportunidades, no en los problemas, estarás menos aterrorizado y será más probable que quieras hacerlo.

«Empiezo, pero me distraigo y nunca acabo».

Si empiezas, ya has dado un gran paso para terminar. Ahora sólo tienes que trabajar en las distracciones. Mis sugerencias no serán populares, pero funcionan:

Pequeñas tareas. Ya lo he mencionado antes, pero es muy importante repetirlo aquí. Si te estás distrayendo, puede deberse a que trabajas demasiado tiempo en una sola tarea o proyecto. Para mantener la concentración, haz sólo una tarea pequeña: es más probable que te mantengas centrado. Si la tarea te lleva mucho tiempo, concéntrate en hacer sólo 15-20 minutos de ella.

Una sola tarea. No te permitas hacer varias tareas a la vez. Limítate a hacer la única tarea que tienes ante ti. Si tiendes a consultar el correo electrónico, la mensajería instantánea, navegar por Internet, leer tus feeds RSS, hablar por teléfono y todo eso mientras realizas una tarea, inevitablemente te distraerás de ella. Haz una tarea cada vez. Si sientes que te apartas de la tarea, detente. Y tráete de vuelta.

Desconecta. Las mayores distracciones proceden de la conectividad. Correo electrónico, feeds, mensajería instantánea, Twitter, teléfonos. Desconecta de estas conexiones mientras trabajas en tu única tarea. Esta es siempre una sugerencia impopular, pero antes de rechazarla, haz la prueba. Apágalo todo e intenta centrarte en una sola tarea. Conseguirás hacer mucho más, te lo garantizo. Ahora mismo, estoy escribiendo este post mientras estoy desconectado de Internet. Es mucho más fácil concentrarse.

Despeja tu escritorio. Las distracciones pueden venir del desorden visual. Puede merecer la pena despejar todo de tu escritorio. Despeja también las paredes y el escritorio del ordenador, y si es posible trabaja sólo en un programa a la vez.

Concéntrate. Una vez que tu escritorio esté despejado y desenchufado, y estés trabajando en esa única tarea, pon toda tu concentración en ella. Vierte tus energías en esa tarea, y comprueba si puedes terminarla rápidamente. Puede que incluso te pierdas en ella, y alcances ese tan cacareado (y merecido) estado mental conocido como «flujo».

Haz pausas. Puede serte de ayuda el concentrarte durante un breve espacio de tiempo en una sola tarea, y utilizar un tiempo para ayudarte a enfocarte, y luego tomarte un descanso. Esto te permite reiniciar tu cerebro. Después, vuelve al trabajo y céntrate en la siguiente tarea.

«A menudo no me apetece nada trabajar. La idea del trabajo me parece horrible y nunca empiezo a hacer nada».

Conozco bien este sentimiento. Nos atormenta a todos, y no hay una respuesta buena. Sin embargo, aquí van algunas sugerencias:

Arréglate. Si trabajas desde casa, dúchate. A menudo, el acto de asearnos puede hacernos sentir mucho mejor.

Da un paseo. A mí me parece que un pequeño paseo puede hacer que mi sangre bombee, refrescar mi mente y permitirme pensar en lo que realmente quiero hacer hoy. Puede que no sea lo que tú necesitas, pero vale la pena intentarlo.

Haz ejercicio. Del mismo modo, el ejercicio puede hacerte sentir muy bien. Una carrera por el parque, un breve entrenamiento de fuerza, algo de pilates, o meditación… estas cosas te levantan el ánimo y te hacen sentir productivo y feliz. Pruébalo: puede que te apetezca más hacer cosas cuando acabes.

Piensa en las oportunidades. Piensa en el mañana, no en un futuro lejano, sino en el pasado mañana. Imagínate recordando el día de hoy desde mañana. ¿Te alegrarás de haberte quedado por ahí? ¿O serías más feliz si hicieras algo y aprovecharas las oportunidades que tienes hoy delante? Es útil pensar en términos de tu yo futuro, porque lo que hagamos hoy abrirá oportunidades y nuevos caminos para nuestro yo de mañana.

Pasitos de bebé. No pienses en términos de tener que abordar un día entero de trabajo, o una lista entera de cosas que hacer. Eso es abrumador. Piensa sólo en hacer una cosa. Eso es todo lo que tienes que hacer: sólo esa cosa. Que sea algo pequeño y fácil, e idealmente algo divertido y gratificante. Céntrate en esa tarea fácil. Una vez que empieces, puede que estés más dispuesto a hacer otra cosa. Y luego otra.

Busca cosas divertidas que hacer. Si sólo tienes cosas aburridas o desagradables que hacer, no te apetecerá hacerlas. En lugar de eso, cambia de camino por hoy: mira a ver si puedes encontrar algo que sea divertido o emocionante, pero que te haga avanzar en un proyecto u objetivo. Puede que eso sea lo que necesitas para ponerte en marcha y hacer otras cosas, o puede que, en lugar de eso, pases el día haciendo sólo cosas divertidas (siempre que te hagan avanzar, no te limites a jugar al solitario o a Angry Birds).

Comprométete. Si la motivación es tu problema, comprométete a hacer algún progreso con un objetivo o proyecto hoy, o cada día de esta semana – díselo a toda tu familia y amigos, escríbelo en tu blog, o únete a una comunidad online – es un gran motivador. Luego hazte responsable informando a los demás de lo que has hecho hoy.

Recompensa. Dite a ti mismo que si haces esa primera tarea, tendrás un buen helado. O que puedes comprarte un libro o un DVD. Sea cual sea tu recompensa, utilízala para motivarte a empezar. Luego deja que el resto fluya a partir de ahí.

«Hago una lista de cosas que hacer al día siguiente… y ese día, me despierto con ganas de tener un mal día, lleno de tareas desagradables, no me apetece hacer nada de la lista».

Aquí hay que decir dos cosas:

Sobrecarga. La razón más probable es que te estés sobrecargando. La gente tiende a acumular demasiadas cosas en un solo día, sobrestimando cuánto puede hacer en realidad. Acostúmbrate a elegir sólo tres Tareas Más Importantes para hacer en el día, y hazlas al principio del día (al menos dos de ellas antes del correo electrónico). Si sólo tienes tres cosas que hacer, no es abrumador. Probablemente tendrás algunas cosas más pequeñas que hacer más tarde, pero anótalas bajo un epígrafe de «proceso por lotes», y haz esas pequeñas cosas todas a la vez cerca del final del día.

Diversión. Lo segundo es que te estás cargando de tareas desagradables. ¿Quién quiere enfrentarse a un día así? En lugar de eso, anota tareas que te apetezca hacer. Crea una lista de tareas emocionante para mañana. Si realmente no tienes nada importante que hacer que sea agradable, es posible que estés en el trabajo equivocado. Busca en su lugar un trabajo con el que realmente disfrutes. Sí, todo trabajo tiene tareas desagradables y difíciles, pero busca el trabajo que te conduzca a algo gratificante, que te puede entusiasmar. Si no tienes nada de eso en tu trabajo, tienes que analizarlo más detenidamente: busca la manera de darle la vuelta o busca otro trabajo.