Preguntas frecuentes sobre el método Getting Things Done (GTD)

Recibo muchos correos electrónicos sobre la metodología Getting Things Done (GTD), sobre todo de personas que acaban de empezar y tienen varias preguntas sobre su implementación, el inicio o la adherencia al sistema. He pensado en crear una sección de Preguntas Frecuentes para ayudar a quienes tengan preguntas similares.

En primer lugar, permíteme decir que no se trata de una FAQ completa, sino que solo he tomado algunas de las preguntas más habituales.

Permíteme también decir que no soy la autoridad absoluta en GTD: no soy más que un bloguero, un practicante, y sólo comparto lo que he aprendido de la experiencia y de la lectura de otros sitios. Pero ¡espero que te sirva de algo!

Visión general

¿Qué es GTD?

La respuesta oficial la proporciona David Allen, el autor de Getting Things Done en su sitio web, gettingthinsdonde.com. La respuesta completa está allí, pero aquí tienes el fragmento más importante:

GTD es un método fácil, paso a paso y altamente eficaz para alcanzar este estado relajado y a la vez productivo. Incluye:

Capturar cualquier cosa que llame tu atención
Definir discretamente las cosas procesables en resultados y próximos pasos concretos
Organizar los recordatorios y la información de la forma más ágil, en categorías adecuadas, en función de cómo y cuándo necesitas acceder a ella
Mantenerte al día y alineado con revisiones debidamente frecuentes de los seis horizontes de tus compromisos (propósito, visión, objetivos, áreas de interés, proyectos y acciones)
Poner en práctica GTD alivia la sensación de agobio, infunde confianza y libera un torrente de energía creativa. Proporciona estructura sin limitaciones, gestionando los detalles con la máxima flexibilidad.

Consulta también la entrada de Wikipedia sobre GTD.

¿Cómo empiezo?

Ell libro te da un enfoque paso a paso, pero los pasos más importantes para empezar son:

Procesar todos los papeles de tu escritorio y bandeja de entrada hasta vaciarlos.
Procesar tu correo electrónico y otras bandejas de entrada hasta vaciarlas.
Capturar todas las tareas e ideas en un cuaderno o dispositivo móvil.
Establecer un sistema de archivo de referencia fácil.
Crear listas de contexto para todas tus acciones, junto con una lista de proyectos, una lista de «En espera» y una lista de «Algún día/Tal vez».
Utilizar un calendario o un archivo tickler para recordarte futuras tareas o citas.
Hacer una Revisión Semanal para mantener el sistema unido.

¿Cuánto tiempo se tarda en empezar?

Bueno, la parte más larga para muchas personas es procesar todos los papeles que tienen en sus escritorios y en otros lugares y poner a cero todas sus bandejas de entrada. Esto puede llevar desde unas horas hasta un día o más. Lo siguiente que más tiempo

Puede llevar es establecer un sistema de archivo y tus listas. Eso puede llevar una o dos horas. Lo demás no suele llevar tiempo de configuración. Así que, en total, podrías tardar uno o dos días (o más si tu vida es muy desorganizada). David Allen recomienda que reserves una gran parte de tu tiempo durante uno o dos días para despejarlo todo y ponerlo a punto.

Ahora bien, aunque esto parezca un gran compromiso (y lo es), tengo que decir que merece la pena. Este paso por sí solo vale el precio del libro GTD: tenerlo todo despejado y organizado es un gran logro y una sensación increíble. Por eso a tanta gente le encanta el método GTD.

¿Hay alguna forma más fácil de empezar?

Sí.

No necesitas poner en práctica todo GTD a la vez. En realidad, debes seguir lo que funcione para ti: no hay una única forma de hacerlo. Un punto de partida mínimo podría ser cualquiera de los siguientes:

Empieza con la captura. Todo lo que necesitas es un cuaderno y un bolígrafo, y empieza a apuntarlo todo, para que no se te vuelvan a olvidar las cosas y te las quites de la cabeza. Si te apetece hacer algo más, utiliza el cuaderno para crear algunas listas de contexto: tus próximas acciones (ver más abajo) organizadas en los contextos en los que las realizas (trabajo, casa, recados, llamadas, etc.), de modo que sólo tengas que fijarte en las acciones que puedes hacer ahora mismo.
Limpia tu bandeja de entrada. El siguiente paso, si estás preparado, sería procesar todos tus papeles. Júntalos en una pila y trabaja de arriba abajo, deshaciéndote de cada uno de ellos hasta que termines. Es una sensación increíble. A partir de aquí, hazte con una bandeja de entrada y utilízala como único punto de entrada para todos los papeles (incluidos los Post-it, los mensajes telefónicos, los recibos y todo lo demás). Si te sientes ambicioso, da el siguiente paso y haz lo mismo con la bandeja de entrada de tu correo electrónico.
Archivar. Un comienzo sencillo podría incluir también un sencillo sistema de archivo. Todo lo que necesitas es un archivador (o un cajón), algunas carpetas manila y algunas etiquetas. Ten muchas a mano para poder crear una carpeta rápida y fácilmente. Utiliza un sistema alfabético sencillo.

¡Me abruma mi bandeja de entrada y todas las cosas que tengo que ordenar!

Esto puede ser verdaderamente abrumador, sobre todo si tienes grandes montones de papeles esparcidos por tu escritorio y en cajones y en el suelo y en el coche, etc. Pero es factible. En primer lugar, júntalos todos y ponlos en una sola pila. Si es demasiado grande para ponerlo en un montón, haz dos, pero no empieces a crear un montón de montones. La clave está en empezar por la parte superior de la pila e ir bajando, de documento en documento, así que si tienes dos pilas, considera la segunda como una continuación de la primera.

Luego, si no tienes tiempo de procesarlos todos a la vez (y deberías intentarlo si puedes), aparta la pila de momento y procésala por partes. Te recomiendo que dediques una hora al día a procesar tu pila. De nuevo, empieza por arriba y deshazte de cada documento. Cuando llegues al final, ¡date un capricho!

¿Es GTD una secta? ¿Por qué es tan popular en Internet?

A menudo se acusa a GTD de ser una secta, pero en realidad sólo inspira mucha pasión. ¿Por qué? En primer lugar, por la sensación de tener el escritorio despejado y las bandejas de entrada vacías. En serio, como he dicho antes, es una sensación increíble. En segundo lugar, por el sencillo poder de conceptos como las próximas acciones, las listas contextuales y la revisión semanal: no son nada complicados, pero funcionan extremadamente bien, y eso a la gente le encanta.

Tercero, por la naturaleza de código abierto de las herramientas: esto es lo que atrae a tantos frikis. Les encanta poder utilizar su artilugio o programa informático favorito, o presumir de sus habilidades de programación con sólo utilizar un archivo de texto automatizado, o la sensación táctil de un buen bolígrafo sobre un buen papel. Se trata de pequeños placeres, y de configurar tus herramientas de forma personalizada para crear una configuración que funcione para ti. Es el friki que llevamos dentro el que adora GTD.

Herramientas

¿Qué herramientas necesito?

Como ya se ha mencionado, una configuración mínima incluiría un cuaderno, un bolígrafo, una bandeja de entrada, un cajón archivador, carpetas y etiquetas. Sin embargo, hay muchas otras herramientas que podrías utilizar, entre otras:

un dispositivo móvil como una PDA para todo: captura, listas, recordatorios
una etiquetadora electrónica para etiquetas ordenadas
un calendario o programa de calendario (muy recomendable)
un programa informático (off-line u online) para gestionar tus listas o tu captura
un archivo de recordatorios, ya sea utilizando carpetas (ver siguiente pregunta) o software
fichas para la captura y las listas

¿Qué es un archivo tickler o 43 carpetas, y lo necesito?

Un archivo tickler, como se explica en el libro, es un sistema de 43 carpetas: 12 carpetas etiquetadas para cada mes, y 31 carpetas etiquetadas para los días del mes. Así funciona:

Si tienes un papel (o una entrada para un concierto, etc.) en el que no necesitas pensar hasta más adelante este mes, ponlo en una de las carpetas diarias (digamos la carpeta etiquetada como «20» si queremos mirarlo el día 20 de este mes).

Si no necesitas pensar en ello hasta un mes posterior, ponlo en la carpeta de ese mes.

Cada día, miras en la carpeta con la fecha de hoy (si hoy es 20, miraré en «20») y ves en qué necesitas pensar hoy. Si quieres dejarlo para más tarde, simplemente pon el papel en una carpeta posterior. De este modo, podrías tener un recordatorio recurrente. Cada día, la carpeta con la fecha de hoy debe estar al principio de la pila: rota la carpeta de ayer al final de la pila.

Al final de cada mes, rota la carpeta del mes pasado al fondo del montón de carpetas del mes, y busca en la carpeta del mes siguiente – saca los papeles que haya en ella y redistribúyelos por las carpetas de 31 días.

Es un sistema ingenioso, y si te atrae, pruébalo. Sin embargo, mucha gente (yo incluida) encuentra este sistema un poco engorroso, sobre todo teniendo en cuenta la facilidad de uso de los calendarios informáticos actuales (yo utilizo Google Calendario). Utilizando un programa de calendario, podrías simplemente marcar un recordatorio en la fecha del calendario. Incluso puedes configurar recordatorios recurrentes.

¿Hi-Tech o Low-Tech?

Esta es la verdadera cuestión para los usuarios de GTD cuando se trata de herramientas: ¿te decantas por un sistema de papel (como la Moleskine, la PDA Hipster, el PocketMod, etc.) o por un sistema digital… o como hace mucha gente, una combinación de ambos? Por supuesto, la respuesta es que se trata de una cuestión muy personal, y debes optar por las herramientas que te funcionen, y especialmente por las que te guste utilizar. Si es una PDA, adelante. Si es una Moleskine, también está muy bien. Suele ser necesario experimentar un poco para encontrar las herramientas adecuadas; sin embargo, te advierto que no debes obsesionarte con las herramientas, ya que es la mayor pérdida de tiempo para la mayoría de los usuarios de GTD. Céntrate más en hacer realmente tus tareas que en qué herramientas molonas vas a utilizar.

Se podría pensar que los frikis de Internet se decantarían por las herramientas digitales, especialmente las online o con PDA o teléfonos inteligentes. Y muchos lo hacen. Sin embargo, hay un gran número de frikis (entre los que me incluyo) que acaban utilizando herramientas analógicas (de papel) como las mencionadas anteriormente. ¿Por qué? Es un tema que se debate a menudo, pero las razones suelen tener que ver con la sencillez, la facilidad de uso, la portabilidad, la facilidad de ampliación y modificación y, sobre todo, el placer táctil de utilizar papel y un buen bolígrafo. En última instancia, es algo que tendrás que elegir por ti mismo.

Aquí tienes uno de los mejores artículos sobre esto, y que me abrió los ojos a la posibilidad del papel hace un tiempo: GTD LoFi HiFi Whitepaper (tiene más cosas HiFi desde que lo leí por primera vez, creo, pero sigue siendo interesante).

¿Cuál es el mejor software GTD?

Hay tantos en el mercado que sería imposible elegir sólo uno. Y realmente depende de tus necesidades y preferencias personales. Un par de cosas para leer:

En el trabajo no hay forma de escapar de Outlook. ¿Puedo configurar Outlook para GTD?

Por supuesto, mucha gente lo ha hecho. Te recomiendo que leas varias implementaciones, entre ellas: GTD y Outlook de Davidco

¿Qué pasa con la implementación de GTD en un Mac?

El Mac es una gran herramienta GTD. El blog 43Folders es una fuente excelente para obtener más información, o consulta este hilo de MeFi para ver algunas cosas buenas:

Pregunta a Metafilter: Hacer las cosas en un Macintosh

¿Está bien tener varias configuraciones en mi ordenador, PDA y agenda?

Una vez más, lo que te funcione mejor es lo que debes elegir. ¿Pero mi recomendación? Simplifica. Es difícil comprobar y actualizar continuamente diferentes listas y calendarios en un ordenador, una PDA y una agenda de papel. Es más probable que utilices y sigas el sistema si sólo tienes un único lugar donde consultarlo y actualizarlo. Encuentra el que mejor te funcione y cíñete a él.

Acciones siguientes, contextos, proyectos

Acciones siguientes: ¿qué son?

Básicamente, para cualquier proyecto (y un proyecto es cualquier cosa que requiera más de 1 acción), tienes que preguntarte: «¿Cuál es la siguiente acción física necesaria para hacer avanzar este proyecto?». Esta es la «siguiente acción» que pondrás en tu lista de tareas pendientes. El problema de muchas de las tareas que ponemos en nuestras listas pendientes es que en realidad no son algo que puedas hacer, sino un miniproyecto entero. Por ejemplo, «Redactar un informe» es un proyecto en el que la siguiente acción podría ser «Buscar en Internet tres fuentes para el informe» o «Llamar a Larry para obtener estadísticas para el informe».

Tengo demasiadas próximas acciones (o proyectos), ¿qué debo hacer?

Es cierto que tener una larga lista de siguientes acciones puede resultar abrumador para muchas personas. Nota: este consejo también se aplica a demasiados proyectos. Hay algunas formas de afrontarlo:

Date cuenta de que no necesitas hacer todas esas próximas acciones hoy, ni siquiera en los próximos días. Es bueno que conozcas todos tus compromisos, en lugar de que aparezcan en tu cerebro una y otra vez en momentos inoportunos.
Si esta lista no se puede cumplir esta semana, pasa las menos urgentes a tu lista Algún día/Tal vez y deja sólo las que pretendes cumplir esta semana. Luego, en tu Revisión Semanal, vuelve a mover las tareas que puedas realizar la semana que viene a las listas del contexto actual.
Simplifica: elimina o delega las tareas que no sean realmente esenciales o que ya no necesites hacer.
Haz tantas tareas pequeñas como puedas, para acortar la lista. Nunca acabarás con la lista, pero puedes hacerla más manejable.

Algunas acciones siguientes parecen quedarse en mis listas. ¿Alguna sugerencia?

Si tienes algunas acciones siguientes obstinadas que permanecen en tus listas durante mucho tiempo, deberías echarles un vistazo en tu Revisión Semanal. ¿Por qué es tan difícil eliminar estas acciones de tus listas? Aquí tienes algunas sugerencias:

Tal vez no quieras hacerlas; en ese caso, hazlas a primera hora de la mañana, antes de consultar el correo electrónico, y no hagas nada hasta que esas tareas estén hechas.
O tal vez no necesites hacerlas: si llevan varias semanas en tu lista, probablemente no sean tan urgentes. Mira a ver si puedes eliminarlas o delegarlas.
Quizá no sean realmente próximas acciones. A menudo hay proyectos en nuestra lista que se disfrazan de acciones. Comprueba si la tarea implica realmente más de un paso (por ejemplo, «Llamar a Larry» podría ser en realidad «Llamar a Nina para conseguir el número de Larry»), y luego pon en tu lista la verdadera acción siguiente en su lugar.
Tal vez las tareas sean demasiado intimidantes. En ese caso, divídelas en tareas más pequeñas. «Redactar informe» podría ser «Redactar el primer párrafo del informe» o «Esbozar informe» o «Redactar informe durante 10 minutos».
Si resulta que es algo que sí tienes que hacer, pero no ahora mismo, muévelo a tu lista Algún día/Tal vez.

¿Qué grado de detalle debe tener una próxima acción?

Cuando una próxima acción te intimida, como he sugerido en la pregunta anterior, puedes desglosarla a un nivel más pequeño («granularizarla»). Pero, ¿hasta qué nivel? Eso es realmente una preferencia personal: ¿trabajas mejor en trozos de 30 minutos, de 2 horas o de 10 minutos? Piénsalo un poco y experimenta.

Algunas ideas para probar:

Haz la siguiente acción: escribe el informe hasta que termines o hasta que necesites un descanso.
Utiliza un tramo de tiempo: de nuevo, la cantidad del tramo depende de ti, pero debe ser algo que puedas hacer sin tomarte un descanso. Si puedes trabajar 2 horas sin pausa, de una sola vez, ése debe ser tu nivel. Si sólo puedes trabajar 10 minutos antes de necesitar un respiro, ése es tu nivel.
Prueba con una unidad pequeña: 5 páginas, o 2 cosas del esquema, o 50 líneas de código.
Prueba con una unidad mayor: un capítulo de una novela, por ejemplo.

¿Cuántas acciones siguientes de un proyecto deben figurar en mis listas?

Si tienes un proyecto que consta de varias acciones físicas, ¿cuántas de esas acciones deberías escribir en tu lista? La respuesta es al menos una: cada proyecto activo debe tener al menos una acción siguiente en una lista de contexto activa. Si quieres poner más, eso depende realmente de ti, pero ten en cuenta que tener todas las acciones de tu proyecto en tus listas de contexto puede ser intimidante y abrumador.

Mi recomendación es ir con una o dos como máximo. Y si tienes 2 ó 3 acciones siguientes de un proyecto en tus listas de contexto, asegúrate de que cada una de ellas puede realizarse sin que antes se haga otra cosa. Por ejemplo, no pongas «Enviar carta» y «Comprar sellos» en tu lista, ya que no puedes hacer la primera sin hacer primero la segunda. La primera acción («Enviar carta») se conoce como acción dependiente: no puedes realizarla sin hacer antes otra cosa. No incluyas acciones dependientes en tus listas contextuales, ya que te hace perder el tiempo ver acciones que en realidad no puedes hacer.

Cuando hayas completado la siguiente acción de un proyecto, no te limites a marcarla. Asegúrate de escribir la «siguiente acción» del proyecto en tu lista, para que el proyecto siga avanzando. Si te olvidas, no pasa nada: durante tu Revisión Semanal, una de las partes más importantes del proceso es asegurarte de que cada proyecto de tu lista de proyectos tiene una próxima acción anotada en tus listas de contexto.

¿Cómo gestiono mis acciones diarias o semanales?

Si tienes tareas que se repiten todos los días o todas las semanas (digamos la colada, o un informe diario), hay varias formas de gestionarlas:

Colócala en tu calendario o archivo como tarea recurrente. Cada día (o cada semana, o con la frecuencia que sea necesario hacer la tarea), debes verla en tu calendario, y anotarla en tu lista como algo que hay que hacer hoy.
Lista de Hoy: en realidad, esto no forma parte de GTD, pero si quieres, puedes tener una lista de Hoy en la que anotes las cosas que hay que hacer hoy, como tu informe diario o una de tus Tareas Más Importantes (TMI). No pongas nada que no sea absolutamente necesario hacer hoy en tu lista «Hoy», o se volverá inútil. Te sugiero que sólo tengas tres cosas en esta lista.
Lista de contexto: puedes poner la tarea en la parte superior de la lista de contexto adecuada, y así cada día, cuando compruebes tu lista de contexto, la verás allí.
Rutinas – esto tampoco forma parte explícitamente de GTD, pero podrías crear una lista separada para Rutinas Diarias y Rutinas Semanales en la que te asegures de marcar los elementos cada día o cada semana. En realidad, GTD permite otras listas, como las listas de comprobación, así que técnicamente esto podría formar parte de GTD.

¿Qué contextos debo utilizar?

Esta es una elección muy personal, y también requiere experimentación para acertar. La idea principal es agrupar tus próximas acciones de modo que cuando mires una lista de contextos, sólo veas las tareas que realmente se pueden hacer ahora mismo, en el lugar en el que estás con las herramientas que tienes. Así, si miras tu lista de “Casa”, no debería contener elementos que sólo puedan hacerse desde tu ordenador del trabajo. Del mismo modo, tu lista “Trabajo” no debería contener recados que sólo puedan hacerse fuera de la oficina. Puedes desglosar aún más un contexto como Trabajo si existen diferentes contextos dentro de tu trabajo. Por ejemplo, si utilizas distintos lugares de trabajo y algunas tareas sólo pueden hacerse en uno de ellos. En ese caso, no deberías mirar esas tareas si estás en la otra ubicación donde no se pueden hacer. Si empiezas a notar que hay acciones siguientes en tu lista de contextos que en realidad no puedes hacer ahora mismo, eso se puede deber a que

tus contextos necesitan ser reexaminados
la tarea no es en realidad una acción siguiente, sino una tarea o proyecto dependiente
la acción siguiente pertenece a tu lista Algún día/Tal vez.

Cumplir con tus tareas

Tengo problemas para ceñirme a mi Revisión Semanal. ¿Alguna sugerencia?

Esto es algo difícil para la mayoría de los usuarios de GTD (incluido yo mismo). Lo mejor es analizar por qué tienes problemas y abordar el motivo. He aquí algunas sugerencias:

Si la revisión semanal te está llevando demasiado tiempo, acórtala procesando tus bandejas de entrada para vaciarlas el día anterior, y asegurándote de que tu proceso para la revisión es ágil
Si ves que estás demasiado ocupado y sigues retrasando la Revisión Semanal, prueba el lunes a primera hora de la mañana. Programa una cita de dos horas y no dejes que nada la interrumpa
Si eso no funciona, hazlo el domingo por la tarde, cuando tengas más tiempo
Recompénsate por completarla. En realidad, completar la Revisión Semanal es en sí mismo una recompensa, porque es agradable organizar tu sistema, así que recuérdatelo. Pero también date una recompensa externa.

Para más información, consulta Cómo hacer la Revisión Semanal en menos de una hora.

¡Ayuda! He abandonado GTD y no puedo retomarlo.

Esto ocurre todo el tiempo: la gente se entusiasma con GTD y un par de meses después surge algo que les hace estar demasiado ocupados para mantener el sistema organizado, y se desmorona. Por suerte, GTD es muy fácil de retomar; de hecho, es más fácil retomarlo que empezar desde el principio, porque ya conoces el sistema y probablemente sigas teniendo todas las herramientas adecuadas. De hecho, es divertido volver a empezar.

Algunas sugerencias:

Prueba algunas herramientas geniales que te guste utilizar. Para mí, es el cuaderno Moleskine, porque es un placer utilizarlo. Para otros, puede ser una PDA o una aplicación online interesante. Las herramientas que utilizas son importantes, ya que hacen que quieras utilizar el sistema. Sin embargo, no te obsesiones con ellas
Hazlo sencillo. Mucha gente crea sistemas complicados que son difíciles de mantener. Empieza de forma sencilla, quizás en papel o con las herramientas online más simples, y no te pases
Prueba con una versión mínima (para más información, consulta la parte superior de esta FAQ). No hace falta que empieces a tope: haz unas pocas cosas y añádelas más tarde si es necesario. Puede que descubras que la versión mínima es todo lo que necesitas.

Tengo problemas para seguir con el método GTD. ¿Cómo lo mantienes una vez que empiezas?

Revisión semanal. La clave para seguir el método GTD es la Revisión Semanal. Hazla breve y sencilla, pero comprométete con ella. Si sólo empiezas con un sistema mínimo, asegúrate de hacer por lo menos la Revisión Semanal. Mantiene tu sistema al día, aunque estés demasiado ocupado para mantenerlo actualizado a lo largo de la semana
Hábitos. GTD es en realidad una serie de hábitos (para más información, consulta Zen To Done), y el problema es que intentamos adoptarlos todos a la vez. Es más probable que tengas éxito si intentas adoptar un hábito cada vez. Inténtalo con la metodología GTD: haz primero un hábito, luego el siguiente, y así sucesivamente. Es mucho, mucho más probable que conviertas GTD en un hábito en su conjunto y que lo mantengas utilizando este método
Empieza poco a poco. En lugar de hacer todo el sistema a la vez, prueba una versión mínima (para más información, consulta la parte superior de esta FAQ). La versión mínima es mucho menos complicada de mantener y, por tanto, es más probable que la utilices y sigas con ella. Mantén la sencillez
Herramientas que te gusten. De nuevo, si utilizas herramientas que te gustan, es más probable que las utilices y, por tanto, que te quedes con el sistema. De nuevo, no te obsesiones con las herramientas, pero elige las que te resulten más atractivas.
Foro online. Una buena forma de seguir con cualquiera es encontrar un grupo que esté haciendo lo mismo.

Este artículo es una adaptación de un post de Leo Babauta (éste).