Hubo un tiempo en que mi mesa estaba abarrotada de cosas en las que estaba trabajando, por no hablar de docenas de cosas en las que no estaba trabajando: notas, post-its, números de teléfono, papeles por archivar, pilas de cosas en las que trabajar más tarde. Estaba demasiado ocupado para organizarlo, y si alguna vez conseguía ordenarlo, se volvía a amontonar poco después.
Hoy es distinto. Hoy en día, mi escritorio está siempre despejado, excepto por la cosa en la que estoy trabajando, y tal vez un cuaderno y un bolígrafo para apuntar notas, ideas o tareas pendientes a medida que surgen. Es una sensación liberadora… me tranquiliza… reduce el estrés y el caos… definitivamente hace que las cosas sean más fáciles de encontrar… y me hace más eficiente y productivo.
¿Cómo hice la transformación?
Bueno, no fue un camino fácil, y he mejorado con los años, pero los pasos básicos se describen a continuación. Lo importante es recordar que debes tener un sistema establecido, y que debes enseñarte a ti mismo a seguir el sistema. De lo contrario, te limitarás a limpiar tu escritorio y volverá a estar desordenado.
Gran parte de mi sistema actual (a diferencia de las cosas que he ido probando por el camino) está tomado casi por completo de «Getting Things Done», de David Allen- una lectura obligada si aún no lo has hecho.
Éste es el sistema:
- Primero, coge todo lo que hay en tu escritorio y en tus cajones, y ponlo en una gran pila. Ponlo en tu «cesta de entrada» (si no cabe, apílalo junto a tu escritorio o algo así). A partir de ahora, todo lo que entre debe ir a tu cesta de entrada, y lo procesas todo como se indica a continuación.
- Procesa esta pila de arriba abajo. Nunca vuelvas a clasificar, nunca te saltes un solo papel, nunca vuelvas a poner un papel en la pila. Haz lo que haya que hacer con ese papel, y luego pasa al siguiente del montón. Las opciones: tirarlo a la basura, delegarlo, archivarlo, hacerlo o ponerlo en una lista para hacerlo más tarde. En ese orden de preferencia. Hazlo si tardas 2 minutos o menos en hacerlo. Si te lleva más, y no puedes tirarlo a la basura, delegarlo o archivarlo, ponlo en una lista de tareas pendientes.
- Repítelo al menos una vez al día para mantener el escritorio despejado. Lo mejor es al final del día, pero yo tiendo a procesar y ordenar a medida que avanzo en el día. Una vez que has procesado tu pila, tu escritorio está despejado. Has tirado todo a la basura, o lo has archivado o colocado de algún modo donde debe estar (no encima de tu escritorio ni escondido en un cajón). Mantenlo así. Debes seguir el sistema anterior: pon todo en tu bandeja de entrada y, a continuación, actúa sobre cada papel de la bandeja de entrada con uno de los pasos indicados. Si un elemento está en tu lista de tareas pendientes, puedes guardar el papel asociado a él en una carpeta de «Acción». Pero debes revisar periódicamente (diaria o semanalmente) esta carpeta para asegurarte de que todo está purgado.
Es así de sencillo. ¿Tienes un número de teléfono en un post-it? No lo dejes encima de tu escritorio. Archívalo en tu rolodex o agenda de contactos. ¿Tienes algo en lo que tienes que trabajar más tarde? No dejes los papeles encima de tu mesa. Ponlo en tu lista de tareas pendientes y archiva los papeles en tu carpeta de Acciones. Archiva, tira o delega todo lo demás.
Dejar cosas encima de tu mesa es procrastinar (y como procrastinador, deberías saberlo). Si lo dejas para más tarde, seguro que las cosas se amontonan en tu escritorio. Ocúpate de ellas inmediatamente, toma una decisión, actúa.
Lo que he descrito es un buen hábito, pero lleva tiempo aprenderlo. Te resbalarás. Recuérdatelo y luego hazlo. Pronto será un hábito que te costará romper. Y créeme, una vez que te acostumbres a que tu escritorio esté despejado, no querrás romper este hábito.
Adaptación desde este artículo de Leo Babauta (mi escritorio en realidad sigue desordenado)
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