Inbox zero: cómo vaciar la bandeja de entrada de tu correo electrónico de forma fácil

Para el correo electrónico uso principalmente Gmail, y constituye una parte importante de mis trabajos diarios. Recibo una buena cantidad de correo electrónico cada hora, y soy bastante rápido respondiendo.

Sin embargo, mi bandeja de entrada de Gmail casi siempre está vacía.

Eso es lo que se conoce como Inbox zero, un termino inventado por el experto en productividad Merlin Mann.

Me produce una sensación zen tener la bandeja de entrada limpia, una sensación de paz, calma y satisfacción. Se lo recomiendo a todo el mundo. No siempre he sido así: antes tenía muchos correos electrónicos en la bandeja de entrada. Se quedaban ahí, a veces sin leer, a veces esperando una acción, a veces esperando a ser archivados, y otras simplemente esperando porque yo estaba procrastinando. También tenía muchas carpetas para archivar mis correos, de modo que pudiera encontrarlos cuando los necesitara. A veces tardaba mucho en archivar, así que lo posponía. A mucha gente que conozco le pasa lo mismo.

Pero el método GTD cambió eso, y desde hace casi un año, soy bastante constante a la hora de tener una bandeja de entrada limpia.

Inbox zero en 3 pasos sencillos:

1. No consultes el correo electrónico a primera hora de la mañana, ni lo tengas constantemente encendido. Éste es un consejo que ofrecen muchos blogs, así que no es nada nuevo. Comprobar el correo electrónico a primera hora hará que te quedes atrapado en él durante un tiempo. En lugar de eso, haz lo más importante del día, o lo que más has estado posponiendo. Luego mira el correo. Mejor aún, haz 2 ó 3 cosas antes. Además, si estás consultando el correo electrónico constantemente a lo largo del día, o en cuanto llega un correo te saltan notificaciones, estarás constantemente distraído y no podrás centrarte en la tarea que tienes ante ti. Yo lo compruebo una vez cada hora, pero puede que tus necesidades sean distintas.
2. Cuando compruebes tu correo electrónico, deshazte de cada uno, de uno en uno, inmediatamente. Decide qué hay que hacer con cada correo.
   1. ¿Es basura o un correo reenviado? Tíralo inmediatamente.
   2. ¿Es un correo largo que sólo necesitas leer para obtener información? Archívalo en una carpeta de Lectura (o etiquétalo como Lectura y archívalo) o imprímelo para leerlo sobre la marcha (mientras esperas en una cola, por ejemplo).
   3. Si el correo electrónico requiere una acción, anótala en tus listas de tareas pendientes para hacerla más tarde. Anota también que comprobarás el correo electrónico para obtener información si es necesario. A continuación, archiva el correo. Podrás encontrarlo fácilmente más tarde cuando necesites hacer esa tarea.
   4. Si puedes responder en uno o dos minutos, hazlo inmediatamente. No lo pospongas. Si esperas, acabarás con una acumulación de correos a los que responder, y puede que nunca llegues a hacerlo. Yo respondo rápidamente, con una nota breve, y la envío enseguida. De ese modo, me consideran receptivo y al tanto de todo.
   5. Si necesitas hacer un seguimiento del correo electrónico más tarde, o estás esperando una respuesta, anótalo en una lista de «En espera». No te limites a dejarlo en la bandeja de entrada como recordatorio.

3. Sólo tengo una carpeta: Archivo. Cuando respondo a un correo, o termino de leerlo si no necesita respuesta, o lo apunto en mi lista de pendientes, o lo archivo. Así de sencillo. Si quieres, puedes añadir una carpeta Leer. Yo suelo imprimir los más largos para leerlos más tarde, como durante la comida o mientras espero algo. Otras personas tienen una carpeta Acción o una carpeta Esperando, pero a mí me parece que eso no es más que una bandeja de entrada adicional (o «cubo», como lo llama David Allen en su método GTD) que tienes que revisar constantemente. No me gusta revisar carpetas adicionales. Tengo mis listas de tareas pendientes y mi lista de «En espera», y con eso me basta. Así que es tan sencillo como pulsar «Archivar» en un correo electrónico, y si necesito encontrarlo más tarde, la búsqueda de Gmail es tan buena que es fácil encontrarlo. Nunca he tenido ningún problema con este sistema.

Alcanzar una bandeja de correo electrónico Zen – el inbox zero –  es así de fácil: comprueba el correo electrónico en periodos regulares, actúa sobre cada correo inmediatamente (o anótalo en una lista para hacerlo más tarde) y archívalo.

Ahhh. ¡Bandeja de entrada vacía!