El arte de gestionar el tiempo (Gustavo Piera)

Más vale un gramo de acción que un kilo de intenciones.

Escuché por primera vez esta frase en boca de Gustavo Piera, entrevistado por Víctor Martín en su podcast donde presentó su libro: El Arte de Gestionar el Tiempo. Como me pasó con la entrevista al mago More, enseguida compré el libro, y estoy contento de haberlo hecho.

Los que hacemos trabajos creativos somos buenos en lo que hacemos, pero en muchos casos sabemos poco o nada sobre gestión de proyectos. A menudo tomamos en cuenta la fecha de entrega y poco más, y terminamos por trabajar una noche entera el día anterior. Nos parece algo bohemio: la locura de ser un poco artista,…

Eso es lo que, conscientemente o no, nos contamos a nosotros mismos. La verdad que no es así: es sencillamente una estupidez.

Si lograramos trabajar de forma más organizada, nuestro trabajo sería mejor y, además, nos sobraría tiempo para dedicar a mejorar nuestra formación o para nuestros Side Projects.

Gustavo Piera trabaja en una empresa que se llama Time Management International. Es un experto en gestión de proyectos y gestión del tiempo, y su libro es una guía sobre cómo podemos mejorar en ese aspecto tan importante.

Lo que sigue es sólo un resumen de lo que para mí es más relevante: son los apuntes que tomé mientras leía.

La Gestión del Tiempo

Para poder gestionar nuestro tiempo de forma efectiva es esencial tomarse primero el tiempo necesario para parar, reflexionar, analizar y decidir.

Como ejemplo de la importancia primordial de la reflexión previa, cuenta una anécdota sobre un leñador:

“Érase una vez un leñador muy trabajador, que talaba muchos más árboles que los demás.

Sin embargo, llegó un momento el que su rendimiento empezó a bajar de forma considerable.

El jefe fue a verle, y el leñador le dijo que no se podía explicar lo que le estaba ocurriendo: se despertaba cada vez más pronto, le echaba cada vez más horas, sin embargo su rendimiento cada vez era más bajo.

El jefe cogió el hacha del leñador, y se dio cuenta de que estaba sin hilo.

Le dijo entonces que tendría que afilarla antes de ponerse a trabajar, al que leñador contestó: – “imposible, no tengo tiempo!”.

La moraleja es clara: hay que tomarse el tiempo necesario para planificar, para no desperdiciar luego más tiempo y esfuerzo de lo necesario. Y ese momento de reflexión y planificación es absolutamente necesario.

Así que ¡Afila tu hacha antes de empezar!

Problemas, suerte y actitud

No hay vida o trabajo que sean exentes de problemas: nos ayudan a mejorar y a crecer.

Pensar así es fácil con los problemas de otro, pero es difícil mantener esa mentalidad cuando te estás enfrentando a un problema.

Los problemas, dice Gustavo Piera, pueden ser de dos tipos:

1. Problemas que podemos arreglar
2. Problemas que no podemos arreglar

Supongo que habrás oído la frase: “si tienes un problema y tiene solución, porqué preocuparse? Y si no tiene solución, porqué preocuparse?”

Haz PIS sobre tus problemas

Para actuar sobre los problemas, el autor aconseja seguir la regla que él llama PIS, inspirada en una formulada por Reinhold Niebuhr en 1943:

• Paciencia para aceptar lo que no puedes cambiar/arreglar
• Inteligencia para cambiar lo que puedes cambiar
• Sabiduría para reconocer cuándo puedes cambiar algo y cuando no

Cuando te enfrentas a un problema, tienes que considerar que tus emociones hacen que lo veas distorsionado y amplificado. Ahí es donde radica el verdadero problema: en nuestra actitud frente a ese obstáculo.

En ese caso, definir el problema poniéndolo negro sobre blanco, describiendolo como es, ayuda a ver el problema en su realidad. Será más fácil encontrar la solución (si la hay).

No tienes que ponerte en el papel de víctima de la suerte, porque de esa forma nunca encontrarás la solución: sólo esperarás que venga desde fuera, que tu suerte cambie por arte de magia. Tienes que reconocerte responsable y tomar las riendas.

La suerte es el punto donde confluyen oportunidad y preparación.

Así que tienes que dejar de preocuparte – que es una actitud pasiva que deja atascados – y actuar.

Usa tu cerebro

Para actuar de la forma correcta, tienes que emplear correctamente tu cerebro, y para eso deberías conocer a grandes rasgos su funcionamiento.

Nuestro cerebro está en realidad compuesto por 3 cerebros, que se fueron desarrollando de forma cronológica a lo largo de la prehistoria del ser humano:

• el cerebro reptiliano, que se encarga de la supervivencia, la reacción
• el cerebro límbico, responsable de la parte emocional
• El neocortex, responsable de la parte racional

Los tres son esenciales y necesarios. En el libro Gustavo Piera profundiza en este tema, pero aquí no tengo el espacio suficiente para hacerlo, y prefiero concentrar la atención en lo que tiene que ver con la gestión del tiempo y los proyectos.

Nuestro cerebro acumula cada día alrededor de 60.000 pensamientos. El 99% son repetitivos. Y la mayoría son negativos. Solo el 1% es representado por pensamientos nuevos. Así que hay que esforzarse de forma consciente para elevar ese porcentaje.

Cerebro consciente, preconsciente y subconsciente.

Nuestro cerebro está compuesto por 3 niveles, cada uno con distintas capacidades y funciones.

Cerebro consciente: sólo puede concentrarse en un solo tema y necesita toda nuestra energía y atención.

El multitasking, en pocas palabras, no funciona para nada.

El multitasking no es hacer varias cosas al mismo tiempo, sino interrumpirse muchas veces para pasar de una tarea a otra, con lo cual nuestra productividad baja tremendamente, así como el nivel de nuestros  resultados.

Necesitamos trabajar en bloques de tiempo de máximo hora y media, trabajando en un solo tema o tarea. Para trabajar bien, necesitamos de toda la concentración posible.

Cerebro preconsciente: hace trabajos rutinarios, y puede ocuparse de hasta un máximo de 10 tareas rutinarias al mismo tiempo.

Cuando aprendemos a conducir, usamos el cerebro consciente. Sin embargo, cuando ya hemos aprendido usamos el preconsciente y podemos hacer otras cosas a la vez, como hablar y escuchar música.

Este cerebro es el que tiene la visión global, el control y la organización de todo.

El cerebro subconsciente está siempre en actividad, y nos proporciona ideas y creatividad. Siempre trabaja, pero no puede trabajar bien si estamos concentrados o estresados. Es el que nos regala soluciones a problemas y descubrimientos creativos aparentemente de la nada.

Conoce tu cuerpo.

Si eres una persona creativa, es posible que tengas la tendencia a vivir encerrado/a en su cabeza. Sin embargo, tu cuerpo también tiene voz en capítulo, y deberías escucharlo.

Es importante dedicar cada día un tiempo al ejercicio, y dormir el tiempo suficiente para descansar. Así, rendirás el doble.

El plan usual de 5 días trabajando y 2 descansando no es el mejor: tu vida debería ser variada cada día, no 2 días sobre 7.

Necesitamos cambiar de hábitos.

Y es que si quieres, puedes crear estados de ánimo positivos, a través de la generación de hormonas SEDA:

• Serotonina
• Endorfinas
• Dopamina
• Adrenalina

La serotonina es la hormona que te da confianza y autoestima.

Las endorfinas te proporcionan placer y felicidad. Practicar deporte genera endorfinas.

La dopamina te da enfoque y impulsa tu creatividad. Se genera cuando tienes las ideas claras y centras tus esfuerzos en el camino que quieres seguir.

La adrenalina te da fuerza y vitalidad, preparándote para la acción.

El cortisol, sin embargo, es una hormona negativa cuando está presente en exceso. Esto ocurre por ejemplo en situaciones de estrés.

El estrés

El estrés es un elemento negativo, que se suele asociar con el trabajo pero en realidad poco tiene que ver con él.

Gustavo Piera lo define como «el estado emocional resultante de la diferencia entre lo que queremos hacer y lo que hacemos».

Tienes entonces que generar hormonas positivas. Gustavo Piera sugiere unas cuantas formas de conseguirlo, por ejemplo:

• Hacer deporte
• Reír más
• Comer sano
• Tomar el sol
• Relajarse
• Caminar
• Escuchar música
• Ver una buena película
• Bailar
• Hacer yoga
• Meditar
• Ayudar a los demás
• Abrazar a alguien
• Comer chocolate
• Pensar menos y actuar más
• etc…

El tiempo.

El tiempo no existe. Es simplemente una medida que cuantifica el ciclo de un determinado fenómeno.

Todos tenemos el mismo tiempo. Pero hay quien no vive su tiempo al cien por cien porque nunca está al cien por cien.

Para cambiar de mentalidad, a veces hay que cambiar de palabras: Gustavo Piera sugiere – no es el único en esto – de cambiar la palabra problema por “reto”.

Y la palabra tiempo, por “vida”.

Intenta hacer el ejercicio de cambiar “tiempo” por “vida” – al final es lo que es – para aprender a no perder el tiempo y valorarlo en su justa medida.

El tiempo es como un banco que cada día nos da 86.400 segundos y cada noche los retira de nuestra cuenta. Lo que no usamos durante el día, lo perdemos.

El tiempo presente es el más importante, porque la felicidad no es un lugar al que hay que llegar, sino que es la suma de momentos presentes.

Gustavo Piera llama esos momentos vividos en el presente y con plenitud e intención “momentos perla”: momentos de felicidad.

Si la vida es un hilo y vas juntando momentos perla, convertirás tu existencia en un collar de perlas.

El miedo

Lo mejor para evitar quedarte paralizado por el miedo es centrar tu mente en lo que haces y quieres hacer.

Y a continuación actuar, hacer: si te quedas sin hacer nada, tu mente sucumbirá a los verdugos del tiempo.

No intentes hacer algo, porque intentar quiere decir dejarlo para mañana.

Cambia intenciones por acciones y actúa en el ahora:

Más vale un gramo de acciones que un kilo de intenciones.

La réunion contigo mismo

Si trabajas en una dirección concreta, tus tareas diarias estarán alineadas con tus objetivos.

Para conseguir eso es fundamental dedicar cada día a la reflexión: el autor lo llama la reunión contigo mismo (RCMM).

La importancia de la actitud

En tus manos está la posibilidad de cambiar tus comportamientos y actitudes.

Para transformar las actitudes negativas en positivas hay que olvidar lo negativo: los pensamientos negativos crean las actitudes negativas.

El cerebro no computa el no. Si decimos “no quiero que pase esto”, el mensaje que llega a nuestro cerebro es “quiero que pase esto”.

Por lo tanto, hay que pensar siempre en positivo.

Creer, crear y croar

El creativo típicamente es bueno en dar rienda suelta a su imaginación, crear y desarrollar proyectos, pero muchas veces no lo es tanto a la hora de creer en sí mismo, y a la hora de promocionarse.

Lo mejor sería aunar estas 3 capacidades: creer, crear y croar ( saber venderse a uno mismo).

La importancia de tener un sistema

Muchas personas creativas piensan – o denotan con su actitud – que dedicar tiempo al análisis, planificar y organizar sea un freno para la creatividad.

Sin embargo, nuestro cerebro necesita eso. Necesitamos desarrollar un sistema que nos ayude a conseguir lo que queremos.

Necesitas conseguir el máximo resultado en el menor tiempo posible y con el menor esfuerzo posible.

Se trata de la ubicua ley de Pareto: el 20% de nuestro tiempo nos proporciona el 80% de los resultados.

El 80% restante, sólo aporta el 20% de los resultados.

Si consigues lograr más en ese 80%, puedes aumentar tu productividad.

Para conseguir eso, tienes que tener claro qué quieres y cuál es tu objetivo.

A continuación, debes decidir qué acciones realizar para ese fin y, por último, dedicar tiempo para poner en marcha esas acciones.

Tener una visión clara es esencial, visualizar con exactitud qué quieres.

El cuadrante de la planificación

Gustavo Piera presenta una herramienta práctica para planificar mejor las actividades: se trata de los 4 cuadrantes de Stephen Covey.

En realidad, se trataría de una invención del general Eisenhower, o por lo menos inspirada en su frase:

«Tengo dos clases de problemas, lo urgente y lo importante. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente«.

Para obtener resultados tienes que tener una buena base de decisión, y ordenar por prioridades todo lo que quieres hacer.

Como he dicho, para poder priorizar, hay que tener una visión global de todo lo que tienes que hacer.

Luego, tienes que ordenar todo eso en base al tiempo: clasificarlo según su importancia y su urgencia.

Es fundamental ser capaz de distinguir entre lo importante y lo urgente, y en base a eso organizar las acciones diarias que te conducirán hacia tu objetivo.

Lo que no se puede medir, no se puede controlar.

La urgencia se mide según el tiempo que falta (para que la acción suceda) y en comparación con las otras actividades.

Algo es urgente cuando la fecha de entrega es muy cercana en el tiempo.

La importancia, sin embargo, se mide según el resultado que se obtiene con la acción en examen y en comparación con otras actividades.

La decisión se toma por comparación: comparando entre sí todas las actividades que tienes que hacer.

Si algo no es ni importante ni urgente, lo mejor sería directamente no hacerlo, para evitar caer en el error de estar ocupado, sin avanzar para nada (cuadrante de la eliminación).

Si algo no es importante pero sí es urgente, lo mejor sería delegar esa actividad y que la hiciera otra persona, o automatizarla (cuadrante de la delegación).

Automatizar no significa necesariamente disponer de una herramienta que, una vez configurada, haga el trabajo de forma automática y predeterminada (con herramientas como IFTTT, por ejemplo).

Automatizar puede significar sencillamente desarrollar un sistema detallado y estandarizado para hacer determinadas tareas, que permita optimizar los tiempos al máximo.

Si donde pasas más tiempo es en actividades importantes y urgentes, tienes un problema.

Ese cuadrante, el cuadrante del estrés y del imprevisto, sirve solo para imprevistos. No debería haber ninguna actividad planeada que entre en este cuadrante.

De lo contrario, tendrás una situación de crisis, y un problema grave de organización y gestión.

Si estás en este apartado de forma habitual, te quemarás, y la sostenibilidad de tu actividad correrá serio peligro.

Lo ideal es pasar la mayor parte de tu tiempo de trabajo en el cuadrante de la planificación: trabajando en las actividades importantes, pero no urgentes.

El objetivo de este cuadrantes es conseguir que las tareas importantes y urgentes ya estén hechas.

Priorizar es esencial para no llegar al final del día con la sensación de no haber concluido nada.

Estructura y organización.

Tener claro tu objetivo – lo repito –  es el punto de partida fundamental. Es el nivel cero.

Pero con eso no se puede trabajar, ya que es demasiado general, sólo te sirve para saber adónde quieres ir.

Sólo se puede trabajar con acciones. Son las acciones lo que te conduce hasta nuestro objetivo.

El proceso de consecución de objetivos es como un embudo organizado en niveles:

• Nivel 0: objetivos
• Nivel 1: áreas clave
• Nivel 2: categorías de las áreas claves
• Nivel 3: actividades de cada categoría (acciones)

Las áreas claves son las grandes categorías principales en tu vida. No puedes tener y controlar más de 10. Son temas tanto profesionales como personales (el tiempo es sólo uno).

Para conocer tus áreas claves tienes dos vías:

1. Examina tus actividades diarias y las agrupas de manera lógica, con un denominador común
2. Examina tus objetivos e identifica las áreas más importantes para conseguirlos

El nombre de las áreas tiene que ser corto – máximo 3 palabras – y concreto, pero sin definir nada. Por ejemplo «Ventas» y no «Aumentar las ventas».  Se tiene que tratar siempre de cosas de las que seas tú el responsable, y no otros.

Luego hay que subdividir cada área en categorías.

Por último, hay que planificar las acciones a tomar, las actividades concretas. El último nivel es el nivel de la acción.

Trabajando en el nivel 3, conseguirás tu objetivo (nivel 0). Los niveles 1 y 2 sirven para sistematizar y organizar.

Usando este sistema tu mente se organiza sin que te des cuenta. Muchos proyectos fracasan por no tener esta sistematización.

Si planificas, el tiempo sí te cunde.

Si te organizas, no te estarás limitando o encorsetando, sino simplificarás tus tareas, ganando en libertad y tiempo.

Dedicando tiempo a planificar, el tiempo de ejecución se reduce.

Las tareas elefante

Las tareas elefante son aquellas que son tan grandes que nos resultan agobiantes, y por lo tanto tendemos a aplazarlas de manera indefinida.

Hay 2 posibles soluciones para poder enfrentarse a ellas:

1. Dividir el elefante en trozos pequeños
2. Reducir el tamaño del elefante

Cada trozo no puede ocupar más de hora y media de tiempo: hay que trabajar en bloques de tiempo.

Es esencial concentrarse en un solo elefante a la vez, y asegurarse de comer un pedazo todos los días.

Hay que cambiar las intenciones por acciones. No tienes que concentrarte en tu propósito – te agobiarías y abandonarías- sino en acciones concretas.

Puede ser útil escribir como es un típico día real de tu vida, y cómo sería tu día ideal, para luego compararlos.

Y en tu planificación tendrás que marcar las tareas inamovibles, que sueles realizar en un tiempo específico. Eso hace que sea más probable llevarlas a cabo y te hacen más fácil planificar el resto del tiempo.

Hasta la reunión contigo mismo tendrías que planificarla y dejarla marcada en tu calendario.

En general, será más probable que hagas lo que tienes apuntado en tu calendario para un día y una hora determinado, más que si sólo lo tienes apuntado en una lista de tareas.

Así que, una vez tengas tu “to-do list”, pasa las tareas y acciones importantes a tu calendario. Notarás una diferencia importante.

El día es el periodo de planificación más importante: si controlas todos los días de tu vida, controlas tu vida.

Ladrones y buitres del tiempo.

Tienes que identificar las personas y actividades (reuniones, correo electrónico, redes sociales ) que te quitan tiempo. Aquí Gustavo Piera da algunos consejos para gestionar esas situaciones.

En general, tienes que tener claro de antemano tu objetivo, para no desviarte, y también establecer de antemano cuánto tiempo le dedicarás, para no perder más tiempo de lo necesario.

Hasta tu mesa de trabajo, si está desorganizada, se puede convertir en un ladrón de tiempo.

Gracias a la planificación y organización, puedes obtener más de tu tiempo, lo que quiere decir obtener más de tu vida.

Necesitarás valor y disciplina para transformar tus objetivos en acciones, y seguir en el día a día el plan que has trazado.

Pero antes, necesitarás dedicar el justo tiempo a la reflexión previa:  ¡afila tu hacha antes de empezar a trabajar!

P.D.: la anécdota del principio se parece mucho a un chiste que leí hace un tiempo:

Érase una vez un leñador vasco, muy bueno en su trabajo, capaz de cortar 400 árboles al día cuando los demás no conseguían cortar más de 200. De repente, empezó a bajar cada vez más el ritmo: 350 árboles, 300, 280, 220. El jefe fue a verle, y el leñador le dijo que no se explicaba porque, pero se encontraba cansado. El jefe cogió la sierra eléctrica del vasco para probarla. La encendió, al que el leñador dijo: -”y ese ruido pues?!” 😉

Pincha en la siguiente imagen para acceder al libro:

También te dejo este vídeo donde el propio Gustavo Piera resume algunos temas de su libro: